Registrierung

Die Anmeldung soll online über www.krakow2016.com und www.wyd.va ab 26. Juli 2015 möglich sein und ist bis Mai 2016 geöffnet. Da das Registrierungssystem lediglich auf Englisch, Polnisch, Spanisch, Französisch und Italienisch ist, finden Sie hier eine Übersetzung der Registrierungsrichtlinien. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Informationen rund um die Registrierung zusammengestellt.

Es wird zwei Phasen der Registrierung geben:


1. Phase: Blaue Formulare

In der ersten Phase wird eine Makrogruppe bis 5000 Personen registriert. Es werden nur einige grundlegende Informationen abgefragt: Woher die Gruppe kommt, Name und Kontaktdetails der Gruppen-Leitung, die erwartete Anzahl der Teilnehmenden, Sprache, etc.

Am Ende der ersten Phase der Registrierung wird die Gruppen-Leitung (oder Co-Leitung) mit einem Benutzerprofil/Account ausgestattet, mit dem sie Zugriff auf den internen Bereich (reserved area) erhält. Hier ist es möglich, bereits eingegebene Daten zu ändern oder auch zu vervollständigen. Die zweite Phase der Registrierung kann begonnen werden, sobald die Bewerbung durch das LOK bestätigt wurde. Die Bestätigung der Registrierung in Phase 1 durch das LOK wird nicht länger als 3 Tage dauern.

Nach der Bestätigung kann die Makrogruppen-Leitung die Großgruppe dann in Untergruppen unterteilen, indem sie den Vor- und Nachnamen der Untergruppen-Leitung und Co-Leitung angibt. Diese erhalten dann einen eigenen Account und Zugang zum internen Bereich für ihre Untergruppe.

Die Registrierung ist aber nicht nur für große Gruppen möglich, sondern auch für kleine Gruppen von Personen, die gemeinsam teilnehmen möchten oder auch für Einzelpersonen, die ohne Gruppen kommen. Es ist ebenfalls möglich „internationale“ Gruppen zu registrieren, die sich aus Pilgern von unterschiedlichen Ländern zusammensetzen, die aber gemeinsam am WJT teilnehmen möchten. Alle nutzen dasselbe Registrierungs-Formular.

In Phase 1 müssen keinerlei Beiträge entrichtet werden.

Die Verantwortungsperson steht in Kontakt mit den Mikrogruppen und öffnet die Registrierung für diese. Das Organisationskomitee versucht, diese Großgruppe möglichst in einer Region unterzubringen.

2. Phase: Grüne Formulare

In der zweiten Phase wird die Makrogruppe in Kleingruppen bis 150 Personen unterteilt. Wenn die Makrogruppe nicht größer als 150 Personen ist, können Makrogruppe und Mikrogruppe identisch sein, wenn die Kleingruppe die notwendigen Merkmal erfüllt. Bei mehr als 150 Personen oder unterschiedlichen Merkmalen müssen mehrere Kleingruppen registriert werden.

Notwendige Merkmale einer Kleingruppe sind:

- Sie hat eine angegebene Verantwortungsperson und Co-Verantwortungsperson
(Vor- und Nachname und die Emailadresse müssen angegeben werden!)
- Sie spricht dieselbe Sprache (wichtig für Katechesen-Zuteilung)
- Sie hat dasselbe Pilgerpaket bestellt
- Sie hat dasselbe Ankunfts- und Abreisedatum
- Sie hat dieselbe Partnerdiözese während der Tage der Begegnung

Abgefragt werden in dieser Registrierungsphase:

- Welches Pilgerpaket bestellt wird (siehe unten: Pilgerpaket)
- Keine exakten Namen der Pilgerinnen und Pilger, sondern nur die Aufteilung in männlich und weiblich
- Ob Menschen mit Behinderung in der Gruppe sind: Bei Ja werden spezielle Fragen zur Behinderung gestellt, um entsprechende Unterkünfte bereitstellen zu können.
- Ob Priester mit in der Gruppe sind: Bei Ja werden genauere Angaben benötigt. Ein Formular kann dann downgeloaded werden, das der Diözesanbischof dann unterschreiben muss. Es ist keine eigene Registrierung der Priester erforderlich, sondern allein die Übersendung des unterschriebenen Formulars.
- Ob Schwestern mit in der Grupp sind: Wenn ja, dann wird für sie eine komfortablere Unterbringung bereitgestellt.
- In welcher Partnerdiözese die Tage der Begegnung (TdB) verbracht werden: ACHTUNG - dies ist keine Registrierung für die TdB, sondern man erhält dann lediglich Kontaktdetails der Diözese und registriert sich direkt dort für die TdB!
- Ob Visa benötigt wird: Bei Ja, erhält man die Einladung, die man zur Beantragung von Visa benötigt.
- Wie viele Personen unter 18 Jahre alt sind: Für diese Personen wird eine Einverständniserklärung der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten benötigt, die downgeloaded und von Eltern oder Erziehungsberechtigten unterschrieben werden muss.

Hinweise

Jede Untergruppe bekommt ein eigenes Benutzerprofil/Account, um Zutritt zu ihrem internen Bereich zu erhalten. Die Registrierungsnummer, die sie erhalten wird, ist die Referenz für alle Kommunikationen mit dem LOK in Krakau und mit dem Päpstlichen Rat für die Laien (PRL) und ist auch Überweisungskennzahl für Banküberweisungen und Bezahlungen.

Die Registrierung ist erst mit voller Bezahlung des Preises (Überweisung oder Kreditkarte) abgeschlossen und dann nur noch über eine Wiedereröffnung der Registrierung änderbar.

Nach Abschluss des Registrierungs-Prozesses und Bezahlung der Beiträge für die Pilgerpakete, kann die Leitung oder Co-Leitung einen Voucher ausdrucken, der bei der Ankunft in Krakau am auf dem Voucher angegebenen Check-Point vorgezeigt werden muss. Dann wird die Untergruppe ihre Pilgerpakete („pilgrims kits“) erhalten, alle Dokumente und alles, was sie sonst noch für eine Teilnahme am WJT benötigt.

Bis zum WJT 2016 erhält man auch die Kontaktdaten der Gast-Pfarrei, die die eigene Gruppe während des WJT beherbergt. Dies wird vermutlich aufgrund der großen Logistik nicht vor April 2016 geschehen.

Pilgerpakete

Alle Pilgerpakete sollen enthalten:

- Versicherung
- ÖPNV-Ticket
- Rucksack mit Gadgets (Regenponcho, Buch,…)

Verschiedene Pilgerpakete können zusammengestellt werden:

- Teilnahme die gesamte Woche oder nur das Wochenende?
- Mit Unterkunft und Frühstück (bed and breakfast gehört zusammen) oder ohne?
- Mit Verpflegung oder ohne? (Vouchers für Restaurants (zwei- und drei-Mahlzeiten): Diese sind erst ab Dienstagmorgen nutzbar. Am Montagabend gibt es Abendessen in der Pfarrei, wenn Unterkunft gewählt wurde.)
- …

Insgesamt sollen 9 Varianten möglich sein. Die teuerste soll maximal 180€ pro Person kosten.

Solidaritätsfond

Mit dem Solidaritätsfond werden ärmere Länder finanziell unterstützt. Er beträgt automatisch pro Person 10€ kann aber nach eigenem Ermessen sehr gern erhöht werden.

Auf dem Weltjugendtag

Die Kleingruppe wird in einer Pfarrei in Krakau und Umgebung untergebracht. Das WJT-Team der Pfarrei steht in Kontakt mit dieser Gruppe. Dort gibt es dann auch das Pilgerpaket (Voucher, ÖPNV,…). Am Tag der Ankunft (25./26. Juli) ist die Ankunft mit einem Reisebus möglich. (Muss im Anmeldeformular mit angegeben werden!) Danach darf man diesen nicht mehr nutzen, d.h. damit nach Krakau hineinfahren, sondern nur bis zu bestimmten CheckPoints, da sonst das Verkehrschaos zu groß wird.

Beispiel

Beispiel 1: Diözese

Die Diözesen Eichstätt und Bamberg fahren insgesamt mit drei Fahrtvarianten und insgesamt ca. 800 Personen.

1. Phase: Im September 2015, füllt der Repräsentant der Diözese Eichstätt/ Bamberg das blaue Formular der Phase 1 aus und zeigt, dass 800 junge Menschen von seiner Diözese am WJT teilnehmen möchten. Zu diesem Zeitpunkt muss der Diözesan-Verantwortliche nur ein paar Details über seine Untergruppen sammeln (Vor- und Nachname und Email-Adresse der Verantwortlichen und Co-Verantwortlichen). Der Diözesan-Verantwortliche kann dann, im internen Bereich, für jede Untergruppe ein Benutzerprofil/ Account aktivieren, mittels dem die Untergruppen mit Phase 2 (grüne Formulare) fortfahren können. Sie müssen aber das Limit von 150 Personen pro Untergruppe einhalten.

2. Phase (nach der Bestätigung durch das LOK möglich): Eichstätt und Bamberg unterteilen die Makro-Gruppe z.B. in 6 Kleingruppen (150, 150, 150, 150, 100, 100) oder 8 oder … Diese müssen gemäß den oben genannten Kriterien registriert werden. Es wäre sehr sinnvoll diese Untergruppen identitätsstiftend zu benennen, z.B. Eichstätt 01, Eichstätt 02,… Nach der Bezahlung erhält die Kleingruppe den Voucher und irgendwann Kontakt zu ihrer Pfarrei und bespricht die Anfahrt, die Unterbringung,… direkt mit den Pfarrei-Verantwortlichen und erhält dann auf dem WJT auch in ihrer Pfarrei die Pilgerpakete und die erste Mahlzeit. Ein möglicher Sonderfall? Nun könnte aus Deutschland z.B. eine polnische Gruppe dabei sein, die unbedingt in eine polnische Katechese möchte. Sie würde in eine eigene Kleingruppe gepackt mit der Sprachangabe „polnisch“. Sie wäre, da sie in der gleichen Makrogruppe ist, in der Nähe, würde aber einer polnischen Katechese zugewiesen und polnische Pilgerpakete bekommen. Wenn die polnische Jugendgruppe hingegen deutsch wählt, kommt sie direkt mit in dieselbe Katechese, wie alle anderen auch.

Beispiel 2: Internationale Bewegung

Der Verantwortliche einer internationalen Bewegung, Vereinigung oder Gemeinschaft könnte eine Makrogruppe von, sagen wir, 1.500 Pilgernden von unterschiedlichen Ländern eröffnen. „International“ kann dann im Registrierungsfeld ausgewählt werden, in dem nach dem Land gefragt wird. Diese Person teilt dann wieder einen Verantwortlichen und Co-Verantwortlichen für jede Untergruppe zu und eröffnet ein Benutzerprofil/ Account für sie, sodass sie in Phase 2 der Registrierung (grüne Formulare) fortfahren können. Sie müssen aber das Limit von 150 Personen pro Untergruppe einhalten. Untergruppen können also entweder national oder international sein. Sie sollten Namen für die Gruppe benutzen, die sie einfach mit der Bewegung oder Vereinigung identifiziert, z.B. Charismatische Erneuerung 01, Charismatische Erneuerung 02, etc. Übrigens: Für die Teilnahme an den Katechesen sollte jede internationale Gruppe eine Sprache wählen, die von den meisten Gruppen-Mitgliedern gesprochen wird. In gleicher Weise, da nur ein Ankunfts- und Abreisedatum pro Untergruppe ausgewählt werden kann, sollten sie Daten wählen, die für die Mehrheit der Gruppenmitglieder möglich sind. (Auf jeden Fall wäre es sehr ratsam, wenn Mitglieder von Untergruppen so homogen wie möglich wären in ihren Reiseplanungen). Natürlich können sich internationale Bewegungen, Vereinigungen und Gemeinschaften auch als Teile von nationalen, diözesanen oder pfarrgemeindlichen Gruppen registrieren.

Beispiel 3: Kleine Gruppen (weniger als 150 Personen)

Der Verantwortliche registriert die Gruppe in Phase 1. Wenn die Mitglieder der Gruppe dasselbe Pilgerpaket und dasselbe Ankunfts- und Abreisedatum gewählt haben, kann der Verantwortliche die Registrierung in Phase 2 als Registrierung einer Einzelgruppe fortsetzen. Andernfalls muss sich die Makrogruppe in kleinere Untergruppen unterteilen gemäß ihrem Ankunfts- und Abreisedatum und der Wahl des Pilgerpakets und dann fortfahren wie oben beschrieben.